Come Gestire Newsletter con Outlook

Chi ha a che fare con internet si trova prima o poi a dover gestire una newsletter, per tenere aggiornati gli utenti del proprio blog o i clienti del negozio online. Questa, che a prima vista può sembrare un’operazione piuttosto semplice, è però un operazione delicata. Se siamo infatti abituati a gestire le nostre email con un client come Microsoft Outlook, l’invio massivo di messaggi di posta non è proprio semplice, per il numero elevato di destinatari da gestire e per il fatto che non è professionale utilizzare le “copie conoscenza” (CC). A chi vuole mantenere la semplicità e la familiarità di utilizzo di Outlook viene però in aiuto il programma GestNewsletter di cui parlerò in questa guida.

Come prima cosa GestNewsletter. Al termine lancia l’applicativo e si aprirà la seguente finestra: Come puoi vedere sono presenti due riquadri principali, uno per la gestione della newsletter ed uno per la gestione dei contatti. I pulsanti di quest’ultimo sono tutti intuitivi, l’unico che merita un piccolo approfondimento è il primo “Salva indirizzi email” che permette di salvare gli indirizzi di tutti i messaggi di posta presenti in una certa cartella di Outlook, per cui risulta molto utile per iscrivere gli utenti alla tua newsletter.

Il riquadro Gestione Newsletter ha invece 3 pulsanti. il primo che devi premere è quello relativo alle Impostazioni. Una volta cliccato verrà mostrata la relativa finestra. i dati principali che dovrai inserire sono: il Nome che verrà mostrato ai destinatari; il tuo Indirizzo email; il server SMTP che verrà usato per inoltrare i messaggi. Il server SMTP riveste un importanza cruciale per chi deve affrontare l’invio di un numero elevato di email, per newsletter o email marketing. Se per un utilizzo “tradizionale” il server SMTP fornito dal proprio provider è più che sufficiente, nel caso di un invio massiccio di messaggi di posta elettronica si possono incontrare dei problemi. Pertanto ti consiglio di verificare eventuali limiti imposti dal tuo provider.

Dopo aver salvato le Impostazioni devi preparare l’email che verrà spedita agli utenti della tua newsletter. Per farlo è sufficiente che salvi il messaggio tra le bozze di Outlook. Nel corpo della bozza potrai inserire anche immagini e formattazioni di testo particolari per rendere gradevole l’aspetto grafico. A questo punto sei pronto per inviare la tua newsletter. Cliccando il pulsante presente nella schermata principale viene aperta la finestra di invio: Qui devi selezionare la bozza preparata in precedenza e cliccare Conferma. Verrà aperta una nuova finestra in cui dovrai selezionare la cartella contatti di Outlook di cui vuoi utilizzare gli indirizzi di posta. Confermando ancora si aprirà l’ultima finestra con l’elenco di indirizzi email contenuti nella cartella di Outlook che hai appena selezionato. A questo punto seleziona tutte le email, o una parte di esse, e premi il pulsante Aggiungi e infine Conferma invio per spedire i vari messaggi di posta.